Personal Kanban – Phương pháp làm việc hiệu quả dành cho dân văn phòng
Giới hạn khối lượng công việc đang làm: Nó giúp bạn dễ dàng hình dung công việc của mình, không quá nhiều việc diễn ra cùng một thời điểm. Thứ hai, nó giúp bạn tránh được việc kiệt sức khi làm quá nhiều việc. Quản lý khối lượng công việc cẩn thận sẽ giúp bạn không hủy hoại sự nghiệp của mình.
Personal Kanban là gì?
Personal Kanban là một hệ thống đơn giản để quản lý công việc cần làm. Lợi ích lớn nhất của nó là giúp bạn tránh làm quá nhiều việc cùng lúc, có cái nhìn nhanh chóng, trực quan vào công việc của mình. Ý tưởng của “Personal Kanban” xuất hiện khi các chuyên gia năng suất Jim Benson và Tonianne DeMaria Barry viết cuốn sách Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life năm 2011.
Bạn mới ra trường và đang muốn tìm việc làm nhưng chưa có kinh nghiệm hãy đến với chúng tối với nhiều yêu cầu tuyển nhân viên lớn của các nhà tuyển dụng lớn sẽ có công việc phù hợp với bạn để bạn tìm việc làm thêm
Personal Kanban hoạt động dựa trên 2 nguyên tắc chính:
Trực quan hóa công việc: Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể nhìn vào khối lượng công việc tổng thể của mình, có thể xác định nhanh chóng công việc tiếp theo, có thể nhìn ngay ra những ưu tiên và thời gian hoàn thành. Hệ thống này rất dễ thêm vào, loại bỏ và tổ chức lại.
Giới hạn khối lượng công việc đang làm: Nó giúp bạn dễ dàng hình dung công việc của mình, không quá nhiều việc diễn ra cùng một thời điểm. Thứ hai, nó giúp bạn tránh được việc kiệt sức khi làm quá nhiều việc. Quản lý khối lượng công việc cẩn thận sẽ giúp bạn không hủy hoại sự nghiệp của mình.
Xem Thêm: Top 5 kinh nghiệm cần biết khi đi thực tập cho sinh viên ngành xây dựng
Bắt đầu với Personal Kanban như thế nào?
Rất đơn giản, tất cả những gì bạn cần là một nơi có thể đặt và sắp xếp danh sách cần làm vào một bảng công việc cá nhân. Bạn chỉ cần một bảng với 3 cột dọc đơn giản: “Cần làm”, “Đang làm” và “Làm xong”.
Cột “Cần làm” là tất cả những công việc cần làm nhưng bạn chưa thực hiện ngay, cần làm tại thời điểm nào khác. Khi có việc cần làm, bạn đặt vào “cần làm” trước, phân tích kĩ lưỡng nên làm ngay hay để làm sau. Việc này có bản chất là lập kế hoạch, sẽ giúp bạn có được trình tự và cách làm công việc có bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán. Đó hoàn toàn không phải là chiến lược tốt.
Cột “Đang làm” bao gồm những công việc bạn đang làm hiện tại hoặc có kế hoạch thực hiện ngay lập tức. Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột “đang làm”, có thể ghi ngày giờ bắt đầu làm. Lý tưởng thì bạn có thể xếp chúng theo mức độ ưu tiên, sau đó thì lúc nào bạn cũng có thể nhìn thấy ngay việc nào cần giải quyết trước. Chú ý nên hạn chế số lượng công việc ở cột này, khoảng 3-5 đầu việc để có hiệu quả cao nhất.
Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột “Làm xong”, có thể ghi ngày giờ kết thúc để đánh giá về sau. Bạn có thể sử dụng một chiếc bảng trắng, vẽ các cột, sau đó viết thêm hay xóa công việc rất dễ dàng. Nếu bạn thích, có thể vẽ các cột rồi dùng giấy nhắc việc cho mỗi công việc cần làm. Bạn có thể dễ dàng di chuyển mà không cần viết lại. Thêm vào đó, giấy nhắc việc thường có nhiều màu, giúp bạn sắp xếp Kanban theo sự ưu tiên. Ví dụ, giấy màu vàng cho mức độ ưu tiên trung bình, tím cho ưu tiên thấp và vàng cho những việc quan trọng nhất.
Personal Kanban là công cụ hết sức đơn giản nhưng hiệu quả. Tuy vậy, nó không quyết định được hết chất lượng từng công việc hằng ngày của bạn. Personal Kanban chỉ giúp bạn trực quan hóa mọi thứ lên để dễ lập kế hoạch, giới hạn công việc để không bị phân tán và mất tập trung. Nếu biết dùng một cách hữu hiệu, nó sẽ giúp ích rất nhiều còn không, bạn sẽ thấy mọi thứ rắc rối thêm. Hãy thử nghiệm để tìm ra phương pháp phù hợp với bản thân mình nhất.
Leave a Reply